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Titel
Text copied to clipboard!Assistenzsekretär
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Assistenzsekretär, der unser Team bei der effizienten Verwaltung und Organisation von administrativen Aufgaben unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von Korrespondenz und die Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings. Sie fungieren als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgen dafür, dass alle administrativen Prozesse reibungslos ablaufen. Ein hohes Maß an Diskretion und Professionalität ist erforderlich, da Sie mit sensiblen Informationen umgehen werden. Darüber hinaus sollten Sie in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten. Ihre Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und effektiv zu kommunizieren, wird entscheidend für den Erfolg in dieser Position sein. Wenn Sie über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen und gerne in einem unterstützenden Umfeld arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Koordination von Terminen und Kalenderverwaltung
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz
- Vorbereitung und Organisation von Meetings
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Verwaltung von Büromaterialien und -ressourcen
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
- Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in einer ähnlichen Position von Vorteil
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
- Detailorientierte und proaktive Arbeitsweise
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Unterstützung von Führungskräften?
- Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben, um Prioritäten zu setzen?
- Können Sie ein Beispiel für eine schwierige Situation nennen, die Sie erfolgreich gemeistert haben?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Software-Tools verwenden Sie zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben?
